【センスは不要】資料作成をする時にやみくもに作るのではなく、「そもそも資料を作る目的は何か」を押さえよう。

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資料作成

仕事でよくパワーポイントで資料を作る事があります。先日、会社の先輩から依頼されて資料を作成した時に、

「目的はペラ一枚で会社の事業が網羅されていて【他の人に説明出来ること】だからね。」

と言われたのですが、自分で

「やっぱ見やすい資料の方がいいでしょ」

と思って網羅性よりも見た目のスッキリさを意識して提出したら先輩からボロクソに言われてしまいました。

その時に当たり前だけど改めてなるほど!と思わされた事を書きます。

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資料作成はアートじゃなくてデザイン。資料をなぜつくる必要があるのかという「目的」が一番大事。

「アート」「デザイン」と言う言葉がありますが、資料作成はどちらに当てはまると思いますか?

ちなみにアートとデザインの違いについて、以下のページで分かりやすくまとまっていました。

アートとデザインの違いについてあらためて考察してみる

アートとデザインの違いについてあらためて考察してみる|Goodpatch Blog グッドパッチブログ
みなさんはアートとデザインの違いや関係性について考えたことはありますか?私は大学が始まって最初の授業でアートとデザインの違いについて教授に聞かれ、答えに少し戸惑った覚えがあります。デザインを始めたばかりの人の中にはアートとデザインは同...

アート:問題提起(別に多数の人に理解される必要はない)

デザイン:問題解決(多くの人に理解される必要がある)

とすると、

いくら見やすい資料でも、中身の情報がスカスカだったり、相手が欲しい情報を押さえていなければそれは紙切れ同然になってしまいます。資料作成する目的は、「相手に対して提案内容を理解してもらうこと」だと思います。つまり、相手とのコミュニケーションが円滑に行かせると言う課題を解決するための資料なので、デザイン的な思考がより重要になってくると言う事です。

だからこそ、相手にこの資料を見てどうなってほしいの?という利用目的を第一にはっきりさせてから作り始める必要があります。

相手に伝えるメッセージを箇条書きで一回ノートに書いて自分の中で落とし込んでから作るだけでも、クオリティが格段に違ってきます!!

あとは、作成にかけられる時間も違ってきます。

社内のたった1回会議でしか使わない資料に何時間もかける必要はないし、お客さんへの提案了解をもらうための重要な打ち合わせの資料だったらそれなりの時間をかけた方がいいと思います。

口頭で伝えても良い部分に関してはキーワードさえ載っていれば一言一句資料に記載する必要もないし、「誰の何のための資料なのか?」と言う目的が押さえられれば、作成するスタンスも決まってきます。

センスは他人が判断するもの

僕は今まで「センスがある」ってどんな状態の事を言うのかいまいちピンと来てませんでした。

今回その一件から感じたのは、「センスがあるないって、結局他人が判断するよな」ということです。お店選びがうまいとか、服がおしゃれだなとか、この人の資料センスあるなとか。これって全部評価してるのは他人なので、

結局の所「センス」というのは「他人のニーズを感じ取る能力」のことなんじゃないか?という個人的な結論に至りました。社会人になって色々資料作って来たけど、そもそも、資料作成にセンスなんか要らんのです。

自分の殻から幽体離脱して、「この人だったらどう伝えたら、分かったと言ってもらいやすいかな?」と相手の立場に立つ事ってすごく大事です!!

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