【イベント運営】学生団体アイデアコンテストイベント(300人規模)の運営に必要なこと

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某大学の学生団体さんと連携し、アイデアコンテストのイベント運営を担当したときのことです。イベント運営をやったことなどなく、色々な人の力を借りて何とか無事成功に終わりました。

マジでイベント運営は泥臭い。でもやりがいはすごくあります。

「イベント企画とはこういうものなのか」と学びになる機会だったので重要だと感じたポイントを残しておきたいと思います。

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イベント概要

  • 規模は300人程度
  • 場所は都内
  • 学生さんが企業を巻き込んで行うアイデアコンペ的なイベント
  • 自分は運営企業として学生と企業側の橋渡しポジション的な役割

でした。

ちなみにこれまで筆者はライブのスタッフとかでオタクを受け止めるとかしかやったことなかったです。イベント運営はズブの素人でした!

今回は初めて運営を担当したのですが、本当に物事を知らなすぎて、勉強にしかなりませんでした。ということで僕のような被害者を1人でも減らすために、「イベント運営になったらどんなポイントに気をつけて進行しなければいけないのか!?」についてまとめてみました。

①事前準備:イベント運営マニュアルの作成

会場がひとまず決まり、さてそろそろ実施に向けて準備していこうと思った矢先
まず苦労したのがこれです。運営マニュアル略して「運マニ(ださい)」は、当日関わるスタッフにとってのバイブルであり、運営監督者がたとえ当日死んだとしてもイベントが回る事を目的に作成するものです。
つまり、当日初めましてで入ったスタッフでも5W1Hが把握できるように分かりやすく、いつ、どこで、何をすれば良いのか?を書いておかなければなりません。

マニュアルの作成をするためには、あらゆる細かい情報を作成者が把握する必要があるため、項目を一個一個確認して行かなければなりません。

今回の場合、学生イベントのため運営マニュアルは学生さんがおおよそ作ってくれていました。正直自分も作ったことが無いのでこんなもんかと思い、正解がさっぱり分からず・・・。

ところが会社のイベント慣れしてる先輩に「全くなっていない!」と怒られ、作り直して自分が学生だったとしても何とか実施できる最低レベルまで引き上げなければなりませんでした。他人に無責任に任せきりにしてしまうとこういうことになるのですね。

運営マニュアルの手本をもらって参考に作ってみたのですが、マストで入れるべき情報がそもそも多く、必要な情報を取り揃えるだけでかなり時間がかかってしまいました。朝方4時まで徹夜した…笑

内容は以下の通りです。

  1. イベント概要(日時、場所、担当、集客人数、実施内容など)
  2. 全体のプログラム
  3. タイムテーブル(スタッフ毎の各時間帯の動き方を記載)
  4. 審査員ゲストの対応について
  5. プレス(報道関係者)対応について
  6. 会場の平面図(楽屋、喫煙所、写真スポットなど明記)
  7. 緊急時の対応(もし震度6弱の地震が起きた際の対処等)

などでした。

打ち合わせでフルボッコの巻

何とか運営マニュアル骨子を作成しいざクライアント・代理店との打ち合わせに臨んだところ、「あれが足りない」「これが足りない」が続出しました。

この時はとにかく冷や汗をいっぱいかきました(笑)

なんとか打ち合わせは乗り切れたのですが 、結果としてマニュアルの修正や追加しなければならないタスクが山程出てきました。

事前準備がいかに重要だということが思い知らされた出来事でありました。

②事前準備:台本作成

今回は学生に台本の作成についてはお任せだったのでほぼノータッチだったのですが
対象となるイベントの中の要素が変わると、マニュアルの次くらいのレベルで内容修正が必要になるため相当大変だし、直前まで修正作業に追われる代物。

審査員の序列を決めるにあたり、「クライアントの考えはこうこうだから、この人よりもこの人が1番の方が、見え方としていいんじゃないか…?」みたいなのを開催の2日前くらいまで議論していました。

イベントには政治がつきものです・・・

③事前準備:動線決め

イベントを行うにあたり、会場内の動線の確保と確認はマストになります。
始めてこれくらいの規模を扱う僕の中では漏れてしまっていた項目だったので、直前で焦りました。

「備品をどこから借りて、イベントが終わった後はどこに運ぶのか?」
「本番中にスタッフはイベントの邪魔にならないように舞台裏を通れるのか?」
などなど、平面図で自分がイメージして何回も廊下を通っておく必要があります。
平面図が頭に落ちると、どうせ当日めっちゃ走ることになるので助かります(笑)

④事前準備:審査員対応

これが運営を任される上で最もめんどくさく困難、かつ気を配らなければならない部分でした。
今回クライアント以外の外部の方を何名かお呼びしたのですが、社会人として、どなたも敬意を持って接しなければなりません。

例えば、審査員をお任せするにあたり、複数人お願いしている場合は審査委員長を誰にお願いするか決めねばなりません。
その決め方も「この人一番偉そうだしいっか」とか適当だと、間違いなく失敗します。

サブ的な賞状も誰がどの賞を渡すのか・・・なども結構決めるのが難しかったです。
序列を決めたら、次は控え室の対応になります。

今回のイベントは午後から割と遅い時間までの長丁場だったため、
軽食やコーヒーの手配が必要でした。出前館とか見まくりました。ケータリングって意外と高い・・・!!

個人的にコーヒーショップで行なっているポットサービスなどは比較的使いやすいのでおすすめです。

ケータリング頼んでわかりましたが、事故や運ぶ時の揺れの問題があるため、
ケータリング業者ってあまり飲料は運びたがらないので、対応してくれる業者さんが少ないんですね。

探せど探せど食べ物はあるのに飲み物がしょぼい紙パックばっかりだったので仕方ないですが、絶望しました。

今はUberEATSとかあるので、最悪それでも対応できなくはないかも。

⑤事前準備:配布資料の印刷

資料の印刷はマジで絶対に当日やるもんじゃない!!!と声を大にして言いたいです。
僕は前日までに9割方資料印刷は終わらせていましたが、最も時間のかかるものを当日の直前に刷ってしまったことで会場到着が大幅に過ぎてしまい、メンバーに迷惑がかかってしまいました。
これは本当にダメでした。

⑥当日直前:会場受付対応

会場受付は当日の鬼門でした。
会場内をぐるぐると、楽屋→受付→ホール→写真スポット様子みる→受付→トイレ→受付・・・
何度受付を往復したことか覚えていません。

イベントのオープンには
「開場(イベント会場を開け、お客さんを中に招き入れること)」と「スタート(実際にイベント本番を始める)」があります。

今回、「開場」という概念が頭からすっかり抜け落ちており(ゆるめな学生イベントだったこともあり)ました。

結果参加者は放置され、いつ来られてもまばらに受付するしかない状態になってしまっていたため、混雑はしないものの、受付は常に気を配らなければならず、なかなか手離れしづらくなりました。
考えてみれば、アーティストライブとかはリハーサルが終わるまでお客さんを絶対に中に入れることはないですしね。

開場は時間で区切って開けるまでは中に極力招き入れない方が絶対に良いです。
準備が完了しないまま開場してしまう=掃除が全然終わっていない家に友達が来てしまうくらいヤバいです。

⑦当日:そしてイベント本番スタート

準備を終えたら、あとはひたすらイベントの成功に向けて動くのみです。幹事役は全ての情報が集まるので、当日は各所から無線が飛び、とにかく引っ張りだこです。
どれだけ突然呼ばれて走らされてもと元気な受け答えと笑顔は忘れずに。

特に開場前までが最も忙しかったです。資料配布、当日打ち合わせ、各所への声かけ、展示品セット作りなど、1日経験してみて、以下の6点はめちゃくちゃ大事でした。

・1人では出来ない。ステージ進行、スタッフ配置、ゲスト対応について分かる人を最低でも3人居ないと回らない。→いかに事前に「●●についてはよろしく」と頼める人を作るか
・マニュアル作りで頭に会場全体図を叩き込む
・誰よりも早く行き誰よりも遅く帰る
・審査員に「一品」を渡すおもてなし力
・未完成の部分を皆の問題にして、担当者に振るまでが運営の仕事
・ハッとさせる所までで良い。抜け漏れをなくす。それでも当日は何かしらトラブルが起こるもの。

無事イベントが終わって…

イベント運営の辛さや辛さについて書いてきましたが(辛いことしか書いてない)やはり終わった時の達成感と一体感がすごく大きいと思います。
今回は特にメンバー皆で協力しないと乗り切れないものだったので、一緒にゼロから1の空間を作り上げられるのはすごく喜びがありました。

終わったあと、舞台袖で学生さんたちが抱き合って涙ぐむ姿とか見ていて、涙腺がもってかれそうでしたw

最後の閉会コメントで頂いた時の、クライアントのどこか満足気な顔も見られて嬉しかったです。
「場を作る」と言うのはなかなか日常生活では出来ない「非日常」を作ることでもあるので、とても楽しいです。(イベント屋さんにはなりたいとは思わないけど・・・)
あとは何といっても、イベントの満足度は運営陣の熱意に比例するものだなと感じました。

次は1,000人級のイベントでもやってみたいですね!w

長くなりましたがこの辺で!!

ちなみにその後、また別のアイデアコンテストのイベント運営がありまして、これもまた勉強になりました。こちらもどうぞ。

他にも色々と記事を書いておりますので、よろしければご覧ください!

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