【仕事のスケジュール管理だけじゃない】タスクが出来たらGoogleカレンダーに放り込むのが最強

Googleカレンダー Uncategorized
この記事は約5分で読めます。
スポンサーリンク

皆さんは、「タスク管理」ってどうやってますか?
僕は個人的に、タスク管理の方法がわからなくて色んなものを試しては失敗してきました。

スポンサーリンク

これまでのタスク管理方法の変遷

タスク管理が本当に苦手で、今までいろんなツールを浮気しては次に新しいものを使って、試行錯誤を繰り返してきました。。。

・Excel
・スプレッドシート
・ポストイット
・todoist
・Trello
・Jooto

・Asana
・紙
・Googleカレンダー

今はGoogleカレンダーと紙に落ち着いています。

紙でタスク管理するメリット・デメリット

紙に書く

紙のタスク管理のメリットは、「あれ、今日やらないといけないことってなんだっけ」と思った時にバーーって箇条書きに書き出して、「短期的に集中して一気に消化する時に向いている」ところです。

終わったタスクは線を引いて消していけば、「進捗してる感」を感じられモチベーションも続きます。

逆にデメリットは、「紙をいちいち見ないと管理できないこと」です。紙自体を失くしたら情報が参照できないこと、ノートなどに書いた場合、わざわざ見に行かないと書いた内容が思い出せないことなどです。

少し先の後回しがちなタスク管理をGoogleカレンダーで登録すると管理しやすい

僕の周りの仕事ができる人は、「Googleカレンダーでタスク管理をしている」人が多いことに気がつきました。仕事ができる人ほど、未来に予定をバツバツ に入れています。逆に、仕事ができない人ほど未来のカレンダーがスッカスカです。

その前に、タスクの種類について整理してみたいと思います。タスクの中にも色々と種類があります。

①緊急性の高いもの/重要性が高いもの →今すぐやる
②緊急性が高いもの/重要性が低いもの →急ぎの他人からの雑務系タスクなど
③緊急性が低いもの/重要性が高いもの →大事だけど後に回しがち
④緊急性が低いもの/重要性が低いもの →時間ができた時にやる

などがあると思います。

このうち、緊急性の高い①や②はすぐやる人が多いと思いますが、緊急性の高くないタスク(③、④)などはついつい後に回しがちになってしまいます。

その結果、また次の①や②のタスクが増えてきてしまい、結局できないままズルズルと引きずってしまうという悪循環が生まれます。

これらの③・④のタスクに強いのが、Googleカレンダーでのタスク管理だと思います。いつやるかが決まっていないタスクに対して、「じゃあいつやるのか?」というスケジュールの予約を未来の自分としてしまうのです。

Googleカレンダーを使ってやっているタスク管理法

・まずはアポの約束など絶対に開けないといけない予定は入れておく
・やらないといけないことを紙に書き出す
・書き出したタスクのうち、すぐに出来るものはその場で行う or Googleカレンダーの直近の時間にそのタスクを処理する時間として登録してしまう

ここまでで①、②のタスクについては大方処理できると思います。
③、④のタスクを処理するには、「期限を決めてあげる」のが一番の対処法になります。

・③、④のタスクをいつまでにやるか期限を決める
・締め切りを●月●日の●時と仮でいいので設定し、カレンダーに登録してしまう。(締め切りの明文化)

ただしこれだけだと、多分9割やらないで終わります。なので、

・締め切りの前に作業する時間を確保して、カレンダーに登録する

これをすることで、まず作業時間が予定に入ります。

実際にその時間になった時に、突発的なタスクが入り込んでいなければ予定通り処理すれば良いですし、仮に急な予定が入ってその登録した時間で処理ができなかった場合は、「自分が決めた締め切りに間に合わないかも!」と自分を追い込むことができるので、

どこかで時間を見つけてそのタスクを消化しようとする可能性が高くなります。(もちろん、締め切りもブッチでいーやという甘えは起こさないように自分を律する必要がありますw)

これに慣れてくると、締め切りに追われるのではなく、「だいたいいつ頃までには●●の仕事が終わっている状態にしなければならない」と少し先の未来のスパン感覚で考えるようになるので、ギリギリに作業することが減りやすくなり、結果的に余裕を持って仕事ができるようになる(と思います)。

Googleカレンダーでタスク管理をするメリット、デメリット

メリットとしては、紙のように直近のタスクよりももっと先読みしてタスクを入れておけるため、いつまでに何をしておけば良いかが分かります。

また、未来の自分にイレギュラーの事態が発生した時には、当初組んでいた予定をずらして調整することも簡単にできます。1週間単位から2週間、3週間1ヶ月先までタスク期限を引けるようになると、マイルストーンを置く練習にもなります。

デメリットとしては、カレンダーを見たいと思った時にPCや携帯の電池が切れていると、何もできないことです。あとは、ダブルブッキングに気をつける必要があります。そのためカレンダー登録はタスクが発生した瞬間に入れてしまうのがオススメです。

まとめ

Googleカレンダーを使っている人は多いかと思います。

僕も毎日使っています!タスク管理方法を数年かけて色々と試したのですが、新しくツールを導入してタスク管理をしようと思うと、自分が操作方法を覚えたり、そのツールをわざわざ開いて使わないといけなかったりとコストがかかります。

であれば、ほとんどの人が使っているであろうGoogleカレンダーをそのままタスク管理帳にしてしまえば、とても楽になると思います!参考になったと思う方いましたらぜひ、今日からやってみましょう!

今回の記事に関連して、以下の記事も参考になれば幸いです!

他にも色々と記事を書いておりますので、ぜひご覧ください!
【LINE】「ひとりだけのLINEグループ」が目標管理やアイデア帳にも使える万能ツールになる?【超便利】

【問題・課題・イシュー・プロブレム】似た言葉だけど、それぞれどういう違いなの?

【作業はかどる】意外と役立つ電源カフェの選び方【WiFiあり】

【1万字】今までマーケティングの仕事で学んできたことの全体像を、集大成ぽくまとめてみた。【情報満載】

(NewsPicks風に言うと)メモの概念をアップデートした「メモの魔力」−前田裕二(SHOWROOM代表)

「熱狂」って暑苦しいけど、みんな結局何かに熱狂して生きていたいんじゃないかと思った

『Microsoft Office365』を新たに導入した結果→作業スピードが段違いにアップした!!!

コメント

タイトルとURLをコピーしました