会議多すぎて1日が終わってしまうので「無駄な会議」どうやって減らせるか考えてみた

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最近時間が取れなさすぎてやばくなってきている

「どうしたら会議減らせるかな?」

最近の悩みです。

最近無駄な会議が増えすぎて、作業時間取れない、仕事終わらない、自分の時間も取れないという負のスパイラルに陥りまくっています。
・寝る時間少なくていつも眠い
・アニメ観る時間がかなり減った
・疲れて本を読む気にならず、本を積む一方…
・ああ・・・アニメ観たい・・・今期って何やってんのかな・・・w

自慢できたことではありませんが、、、僕は時間の使い方がめちゃくちゃ下手です。

このままではさすがにアカンと思うので、少しでも一矢報いる方法はないものか
少し考えてみたいと思います。。。
※やるやらないは置いといて、こういうソリューションがあるのではないかなという羅列です。
一旦考えるだけタダなんだし考えてみようぜという話です。本当にやるかはわかんないよ。(笑)

同じ悩みを持つ人、ぜひアドバイスありましたら教えてください。。

そもそも会議で何をやっとるか

自分の場合ですが、
「決定事項の確認と合意とり」しかほぼやっていないです。

会議を開く理由は自分も、自分以外のGoogleカレンダーに予定ぶっこむ人も
「議題を皆で共有しながら進めないと、漏れるのがこわいから」だと思ってます。

あと、「メールや他の手段だとちゃんと見てない?可能性が高い(これも不安から)」
です。

一般的な会社は全部で8時間✖️5日間=40hとすると、
出勤1~2h✖️5日間=5時間〜10時間は置いとくとして、

自分ではそのうち

●10時間/週MTG
●7時間/移動
●1時間/電話 →電話時間意外と長い。20分✖️3〜4セット/日はざら。

※ただ電話することで行かなくて済むこともあるのでなんとも言えない。
●4時間?/立ち話・相談系・・・これも多いですね。仕事の話だけだと味気がないため雑談も入るので余計長くなる傾向にあります。

これで22時間は消えることになります。

あれ?会議の次また会議ばっかで作業時間なんてどこにあるねん!!と言いたくなりますねwww
残された作業時間はと言うと、40時間-22時間=18時間しかない。
半分以上人とのコミュニケーションで無駄に使われてんじゃん。めっちゃ無駄っすね。。。

ここの18時間で終わらない作業については
残業したり、家に持ち帰って平日や土日の時間を犠牲にする事になります。

会議後の時間を大事にしたい

会議するたびに宿題が増える。これは仕方ありません。
が、終わったあと覚えているうちにやればすぐ終わるはず。
そこで、

→会議後、30分だけ作業時間をセットにするようにしたら少しは改善されるのでは・・・?。

ここで食い止められてないので、「夜やるしかないか。」→社畜化
という流れになるのですね。

いや〜、会社の環境のせいだと愚痴も吐いてられなくなってきました。

コミュニケーションコストを減らす〜会議に変わる「プチ井戸端会議」への誘導〜

「プチ井戸端会議」とは、関係者を順繰りに尋ねていき、後で関係者へ決定事項を共有する方法です。

今、勝手に作った言葉です。

世の中は技術の革新がすさまじく、いちいちメールに頼らずとも、チャットワークやslackなどのリアルタイム性の高いコミュニケーションツールがたくさんあります。

メリットしてはその場に本人が居なくても、離れた場所でファイルを共有しながら相談ができる事。
デメリットとしてはグループ利用などの場合書いてもタイムラインで流れてしまうので、タスクにするとか情報の受け手が意思を持って消さないと、いつまでも情報がその人の所に留まり続ける仕組みにする必要があります。

中には、いつまでも情報が留まり続けるのが当たり前の人もいるので要注意です。(自分も止めがちなので心が痛い)
このプチ井戸端会議で自分からMTGをセットする回数を1,2回でも減らして行くのが効果的だと思います。

これを他人にも共有できれば
モチベーションが下がると時間をついつい無駄に使ってしまう。

作業系で一緒にやりたいタスクは「Web会議や電話」で一緒に片付けてしまう

CMSの更新業務や資料作成の依頼などを人に依頼する場合、頼めるようになるまでは逐一その人の所まで行って、わざわざ時間割いて教える時間を、1〜複数回セットしなければなりませんでした。
これがマジで無駄!!

なので、2回に1回はskypeや電話しながら一緒にファイル見て作業するとかで十分だと気づきました。
特に会社をまたいで他企業のパートナーの人など、なかなかオフィスにいけない場合とかに一緒に画面開きながら電話するとすんごくはかどります。

仕事を適切に振る

これは会社の大先輩にも言われた自分の苦手分野です。
マルチタスクが出来ないのに、ついつい自分でやってしまうので時間がかかってしまう&やらなくていいタスクまで安請け合いしてしまうので他に振る意識が大切です。(の前にもっと人増やしてくれよ笑)
これについては別記事書きたい勢い。

時間と自分に余裕がないことで、「考えない」まま仕事をしてクオリティが下がってしまう

これは時間と言うより、仕事のクオリティの話なのですが、、、
とにかく間に入ると他人同士の情報を伝える伝書鳩になってしまいがち。。。
上司からは”自分が入る「意味」をつけろ”とよく言われるが全然出来ていないですね。

伝書鳩になる理由を考えてみたのですが、
余裕がなく、言われたものが正解だと思ってしまう事なのかなと思います。
ただ、最近気づいたのは「意外と人が言ってる事って間違ってることが多い。」事です。

前に他人から資料作成のタスクを振られたのですが、申し訳ないけどもあまりに見当違いだったので別の責任者に確認したところやっぱり認識がずれていました。
ので、「ではこういう感じで行きます」で双方にOKをもらってから資料を作る事にしましたが、
もしあのまま資料を作っていたら多分責任者は認めないし、クライアントにも刺さらない提案になるし、あげく見当違いのタスク振った人からも怒られる(それはなんでやねんだけど)ところでした。

→振られたら「それほんとに必要ですか?」って喧嘩売るくらいの融通のきかなさも必要。

集中力をどうやってキープするか?

よくTODO管理しようとして紙に書くのですが、細かいことを書きすぎて、行が多くなりすぎると結局やる気がなくなる事がよくありました(笑)
かといって大きい仕事単位で分けると全然終わらなくてやる気がなくなる。
ので、「今日はこれをやる日」と決めてしまうのが良いと思います。
それが終われば及第点。
どうせ全部やろうったって終わらないんだから。www

会議等で時間がいかに無駄に使われているか振り返ってみて

自分がいかに普段効率悪く仕事をしているかが分かりました。。。

あとは、「自分との約束を予定に組み込む」のがおすすめです。作業時間を先にGoogleカレンダーなどに押さえてしまうことで、会議を入れづらくします。(それでもぶち込まれることはあるけど)

作業ができなくなることで逆に自分が会社の同僚やお客さんへ迷惑をかけるよりは断然マシなので、自分の時間は自分で守ることもぜひ意識してみて頂ければと思います・・!

他にも色々と記事を書いておりますのでよろしければご覧ください!

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