抜け漏れを事前に防止できる!「ネクストアクション」の設定方法について

ネクストアクションに向けて動く人 Uncategorized
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仕事が止まるのはネクストアクション(NA)を決めていないから!

人から頼まれていた仕事をついつい忙しくて忘れてた・・・
「あの案件どーなった??」と上司に確認されて冷や汗かいた・・・

みたいに「仕事が止まる」ことって結構ありますよね・・・

今まで自分はこういう管理が苦手で、かなり業務の抜け漏れがありました。。。

ただ、「ネクストアクション(通称NA)」の概念を知って、それを意識し始めたところ、前よりもはるかに劇的に圧倒的に仕事しやすくなりました。

ネクストアクションとは…

  • 次に起こすべきアクションのこと。
  • 次のフェーズに行くために必要な手続きやタスク
  • 誰が何をいつまでにやるのかが定められたプラン

のことです。ネクストアクションの概念を知って、仕事が止まってしまうのは、「『次に何をすれば良いか』が明確になっていないから」というシンプルな答えに行き着きました。

「追いかける」のは間違い

「一旦置いとく系」のタスクって色々あると思いますが、こういうのって自由度が高いからいつでも消化できるからこそ、「抜け漏れしやすい率」がNo.1です。

例えば・・・

  • 営業中のお客さんに導入状況の確認をしたらそのうちと言われたからそのうち電話かけよう
  • ゆくゆくは必要になりそうな資料なのでゆくゆくは作るつもり
  • 「思ったんだけど、これやった方がいいよね」「うん」で終わる会話

など・・・自分だったら100%漏れます。

議事録に残していても無理です。

1番目の営業先のお客さんなんかは上司に「追いかけろ!」と言われても、「いつどのタイミングで追いかければいいの??」となってしまい、なかなかうまくできませんでした。

でもこれは間違いでした。

「追いかける」概念自体がそもそも間違い。
単純に、「2週間後の●日の午前●に電話する」というネクストアクションを設定すればそれでOKでした。

打ち合わせで何を話すのかを打ち合わせ後のゴールから逆算しておく

顧客との打ち合わせの場では、いろんなタスクが急に降って湧いたりします。そして、それはいずれも漏れてはいけない重要なタスクばかりです。

そんな時に、打ち合わせ前に
・打ち合わせの目的(ex.資料の認識すり合わせが出来ている)
・打ち合わせが終わった後のゴール(ex.資料がFixしてる)
・次のMTG日程
をあらかじめセットしておけば、自分が会議をスムーズにリード出来ます。

あとは打ち合わせが終わる前に必要なTODOを読み上げて、
いつまでに誰が終わらせるのかを決定し、自分の分をGoogleカレンダーに登録すれば終了です。

そもそもやることが型化されている必要がある

「と言われても、そもそも次に何をすればいいのかが分からない」という理由でネクストアクションがうまく設定できない場合もあります。

そんな時は一度自分の業務を全部洗い出して表を作り、「1案件終わらせるまでにはどれくらいのタイミングに何をしておかないといけないのか?」をリスト化しておくことで「仕事の型化」ができるのでやっておくと良いと思います。

自分も今の職場でチーム内で話し合い、スプレッドシートで全体スケジュール表を作って、受注日を入力したら、営業日ベースで自動的に理想のスケジュールが吐き出されるを作成したのですが、めちゃくちゃ捗るようになりました。

あとはそれを見ながら、打ち合わせ時に次のアクションを取る日程を決めてしまう。あとはGoogleカレンダーに入れるだけです。くそ簡単。

ネクストアクションを導入してみてよかったメリット

タスク管理の手探り状態が解消できたことで、メリットが沢山ありました。

①漏れがなくなる

「あれやったっけ・・・何かやらなきゃいけない気がする」と思う事が無くなりますor少なくなります。これだけでも精神衛生上とても良いですね。

②案件がスタック(動かない)しなくなる

次にいつ何をすれば良いかが明確になるので、案件が放置プレイ状態にならなくなります。こちらがボールを持ち続けて、お客さんに迷惑をかけてしまうのを回避できます。

③不安が和らぎ落ち着きを取り戻せる

①、②を回避できるようになるので、不安を感じながら仕事をしなくて良くなります。余計なことで心のエネルギーが消費されないので、他の事に有効利用できるようになります。

実践するならネクストアクションをすぐにカレンダーに入れよう!

ネクストアクションはシンプルですが、効果は絶大です。「次何をしたら良いか考える無駄な時間」は意外と多いと思うのでだいぶ無駄が省けるようになると思います!

「このタスクのネクストアクションはこれだな」と思ったら、やることは一つ。「自分へのリマインダーの設定」をするだけです。

自分の使っている手帳でもGoogleカレンダーでもなんでもいいので、自分が普段見ている日程帳的なものにネクストアクションの期限を書いておけば、その日が近づくにつれて、そのアクションを思い出すことが出来るようになります。

次の締め切りがいつでも目に見えるようになるため、頭のメモリを割く必要もありません。この運用がうまく回ることで自分のエネルギーを節約しつつ、今やるべき仕事に注力できるようになります。

Googleカレンダーを使ってネクストアクションを具体的に管理する方法についても書いておりますので、気になる方はぜひこちらもどうぞ。

【仕事のスケジュール管理だけじゃない】タスクが出来たらGoogleカレンダーに放り込むのが最強

他にも考えを整理するためのおすすめの方法なども紹介しています。
【赤羽雄二「ゼロ秒思考」】悩みを具体的なアクションに変え、生産性を爆裂に上げる脳トレ方法「0秒思考」


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